AUDITORIA DE NOMINAS Si bien es cierto que, hoy en día, la nomina tan solo representa un subconjunto de una función mucho más amplia (la gestión de los recursos humanos), no es menos verdad que, tratándose de procesos informáticos, la nomina constituye evidentemente la aplicación más sensible, también se hablara de las remuneraciones, lo que compone una nomina, cuales son los aspectos a revisar en la auditoria, además de cómo se calculan los impuestos. AUDITORIA EN EL PROCESAMIENTO DE NOMINAS Es el examen de remuneraciones al personal contractuales y legales, que se conoce también como examen de nominas y se considera como parte de los procedimientos de auditoría aplicables al examen de los costos y gastos de operación. El concepto de nominas comprende muchos aspectos como lo son; sueldos, salarios, comisiones, indemnizaciones, vacaciones, prima vacacional, premios, etcétera. Objetivo Es establecer los procedimientos de auditoría aplicables al examen de remuneraciones al personal y señalar las medidas de control interno contables que deben de cumplirse en este rubro. a) Que las erogaciones por remuneraciones a los trabajadores o personal correspondan por servicios que efectivamente se presten en la empresa, de tal manera que estén debidamente clasificados y registrados. Estas remuneraciones al personal representan una partida importante dentro de los costos y gastos de operación, de tal manera que el auditor debe de tener la evidencia de que los trabajadores laboren o presten los servicios en la empresa. Todos los gastos referentes a la nomina deben de estar bien contabilizados y se deberá comprobar dichas erogaciones. b) Comprobar que todas las obligaciones contractuales y legales, relativas a remuneraciones y sus deducciones, se hayan registrado y valuado en el ejercicio correspondiente. Control Interno El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. Pero cuando existen empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización. Para ello la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno es necesario dirigirse principalmente a los siguientes aspectos. a) Autorización de la contratación del personal y aprobación de las remuneraciones por parte de la administración. Es responsabilidad de la administración, el designar los funcionarios autorizados para la contratación del personal, aprobación de sus remuneraciones y modificaciones de las mismas. Una buena medida de control interno en este aspecto, es la existencia de un departamento de personal, en el que se mantengan expedientes individuales que contengan por lo menos: ✓ Solicitud de empleo ✓ Autorización de la contratación ✓ Aviso en la modificación de salario ✓ Aviso de inscripción y baja ante las autoridades correspondientes en cumplimiento a las disposiciones legales, etc. b) Segregación de funciones, en la relación con el registro de tiempo, preparación, aprobación, revisión, pago y registro contable de remuneraciones al personal. c) Adecuada protección a la entidad mediante el afianzamiento de aquellos empleados que intervienen en la preparación y pago de remuneraciones al personal, así como medidas de seguridad y contratación de seguros para el manejo del efectivo. d) Existencia de un sistema de información que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones. • Fecha (día) • Hora de entrada y salida de la jornada de la mañana • Hora de entrada y salida de la jornada de la tarde. • Hora de entrada y salida del horario extraordinario laborado. c) Adecuada distribución contable. Debe de existir un sistema en donde permita llevar una correcta distribución contable de las remuneraciones al personal, con el objeto de reflejar adecuadamente en sus estados financieros los costos y gastos de operación. Procedimientos recomendados Obtención de un resumen de los totales de las nominas clasificadas por periodo de pago. El resumen de sueldos y salarios clasificados por periodos de pago, permite apreciar las variaciones que ocurren durante el ejercicio, facilitando al auditor la selección de las partidas a revisar. Comprobar la base para el pago de las nominas. El examen de la comprobación de las bases debe dirigirse a lo siguiente: a) Examen de los registros de asistencia, tarjetas de control de tiempo, reportes de producción en el caso de pagos a destajo, comprobando las horas trabajadas por los empleados, cotejando las tarjetas de tiempo y documentación que se utilice para este tipo de control, cerciorándose de que estén debidamente aprobadas por las personas autorizadas. b) Comprobar que el sueldo y otras prestaciones hayan sido aprobadas. Esta verificación puede llevarse a cabo mediante la revisión del contrato de trabajo, tabulador o autorización correspondiente. c) Cerciorarse de que cualquier pago adicional al tiempo nominal de trabajo, haya sido aprobado y que exista documentación que lo respalde (tarjetas de tiempo, memoranda de autorización del tiempo extra, etc.) d) Verificar que los sueldos y compensaciones de los funcionarios sean aprobados por el consejo de administración. Comprobar la existencia del empleado o trabajador y asegurarse que efectivamente haya prestado su servicio a la empresa en el periodo correspondiente. El auditor puede cerciorarse de la existencia física de los empleados y trabajadores y de que estos están prestando sus servicios a la empresa, mediante su identificación en sus visitas a las oficinas y plantas, inspección de sus credenciales o bien al presenciar el pago de una nomina. Verificar la corrección de las deducciones sobre las remuneraciones devengadas. En la mayoría de los casos, las deducciones sobre las remuneraciones consisten en aquellas de naturaleza legal o contractual y que generan responsabilidades para las empresas, por lo que el auditor debe comprobar su cálculo o determinación. Verificar la correcta distribución contable de las nominas. Mediante la aplicación de las pruebas de cumplimiento tendientes a evaluar la efectividad de los sistemas de control, el auditor estará en condiciones de cerciorarse de la correcta distribución contable a que dan lugar las nominas. Verificar los cálculos aritméticos y comprobar el registro contable. Comprobar la correcta determinación de pasivos por remuneraciones al personal. Para que el auditor cumpla con el principio de revelación suficiente deberá corroborar la correcta determinación de los pasivos generados por las remuneraciones al persona. El ciclo de las nominas El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: ✓ La contratación y utilización de mano de obra ✓ El pago de mano de obra ✓ Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra. El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención. Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones. Asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular. Las funciones típicas de nóminas podrían ser: ✓ Reclutamiento y selección de personal ✓ Contratación de personal ✓ Llevar las relaciones laborales ✓ Preparar informes de asistencia ✓ Registro, información y control de la nómina ✓ Desembolso de efectivo ✓ Promoción y evaluación de personal Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: ✓ Pago de nóminas ✓ Anticipos de sueldos y préstamos al personal ✓ Distribuciones de mano de obra ✓ Otras prestaciones al personal ✓ Ajustes de nóminas CUESTIONARIO Auditoria En El Procesamiento De Nominas 1. Objetivo de la auditoria en el procesamiento de nominas: a) Verificar la corrección de las deducciones b) Comprobar la existencia del empleado c) Establecer los procesamientos de auditoria aplicables al examen de remuneración al personal d) Ninguna de las anteriores 2. Cuales son los aspectos a los que se deberá de dirigir el control interno: a) Autorización de la contratación al personal b) Los estados financieros c) Aprobación de la remuneraciones d) La a y c 3. Es responsabilidad de la administración: a) Presentar la informativa de sueldos y salarios b) Designar los funcionarios autorizados para la contratación del personal c) Contratar contadores auditores d) Todas las anteriores 4. Para que haya buena medida en el control interno que debe existir: a) Un departamento de personal b) Un departamento de cuentas por cobrar c) Un registro adecuado de nomina d) Ninguna de las anteriores 5. Son procedimientos recomendados para el control interno: a) Examen de los registros de asistencia, tarjetas de control de tiempo. b) Comprobar que el sueldo y otras prestaciones hayan sido aprobadas c) Verificar que los sueldos y compensaciones de los funcionarios sean aprobadas por el consejo de administración d) Todas las anteriores 6. ¿Cuál de los siguientes conceptos comprenden la nomina? a) Sueldos y salarios b) Sueldos, vacaciones, prima vacacional y riesgo de trabajo c) Vacaciones d) A y B 7. Son algunos asientos contables comunes dentro del ciclo de nominas: a) Pago de nomina y ajuste de nomina b) Ajuste de nomina y del personal c) Distribuciones del M.O. y cuentas por cobrar d) Todas las anteriores 8. ¿Que es lo que debe existir para una buena distribución en la remuneración al personal? a) Un administrador b) Un sistema para la distribución contable c) Un análisis financiero d) Ninguna de las anteriores 9. Se considera como parte de los procedimientos de auditoria aplicables al examen de los costos y gastos de operación: a) Examen de costos b) Gastos de operación c) Examen de los estados financieros d) Examen de remuneración al personal / examen de nomina 10. ¿Cómo puede cerciorarse el auditor de la existencia física de los empleados, además comprobar de que trabajan en al empresa? a) Mediante su identificación en las visitas que realice b) Inspección de credenciales c) Mediante su identificación en las visitas que realice e inspección de credenciales o recibos de nomina d) Ninguna de las anteriores 11. En que consiste el ciclo de la nomina: a) La contratación y utilización de la M.O b) Pago M.O. c) Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de M.O. d) Todas las anteriores